Política de tratamiento y protección de datos personales

SERFIÁGIL S.A.S. (en adelante, “SERFIÁGIL”), en calidad de responsable del tratamiento, adopta esta Política para regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, supresión y demás operaciones sobre datos personales realizadas en desarrollo de sus actividades.

Esta Política busca garantizar el derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar, rectificar y, cuando corresponda, suprimir la información recopilada sobre ellas, así como a revocar la autorización otorgada, de acuerdo con la legislación colombiana.

Canales de contacto del responsable:

• Correo electrónico: info@serfiagil.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 317 524 3455
• NIT y domicilio principal: información registral en trámite; se incorporará en una actualización posterior.

La Política se aplica a las bases de datos y archivos físicos o digitales administrados por SERFIÁGIL, y a los datos de solicitantes, prospectos, clientes, codeudores o garantes cuando corresponda, referencias autorizadas, visitantes de canales digitales, proveedores, contratistas, trabajadores, candidatos y demás personas naturales relacionadas con la sociedad.

También obliga a empleados, contratistas, proveedores y encargados que intervengan en el tratamiento por cuenta de SERFIÁGIL, dentro del alcance de sus funciones y acuerdos.

La presente Política se interpreta conforme al artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable a información financiera, crediticia, comercial y de servicios, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2300 de 2023 en materia de contactabilidad y cobranza, y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, junto con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la ley.
• Finalidad: cada tratamiento tendrá una finalidad legítima, específica e informada.
• Libertad: salvo las excepciones legales, se requerirá autorización previa e informada.
• Veracidad o calidad: la información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantizará al titular el acceso a información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos serán conocidos solo por personas autorizadas o en los casos permitidos por la ley.
• Seguridad: se aplicarán medidas razonables para prevenir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento mantendrán reserva incluso después de terminar su relación con SERFIÁGIL.
• Necesidad y temporalidad: se procurará tratar únicamente los datos pertinentes y conservarlos durante el tiempo necesario o exigido legalmente.

Según la relación con el titular y el producto o servicio solicitado, SERFIÁGIL podrá tratar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento, fecha de expedición, fecha de nacimiento, firma, fotografía, correo, teléfono, dirección y ciudad.
• Datos socioeconómicos, laborales, profesionales, comerciales y de ingresos, egresos, patrimonio y capacidad de pago.
• Información financiera, crediticia, comercial, de servicios, hábitos de pago, obligaciones y comportamiento de cartera.
• Información bancaria o de medios de pago necesaria para desembolsos, recaudos, validaciones y conciliaciones.
• Documentos aportados: identificación, certificaciones, extractos, comprobantes, colillas de pago, contratos y soportes.
• Datos de navegación y uso de canales: dirección IP, identificadores, cookies, fecha y hora, dispositivo, registros de interacción y evidencias de consentimiento.
• Contenido de comunicaciones por teléfono, correo, formularios, mensajería instantánea, redes sociales, chatbot o servicio al cliente.
• Datos de referencias personales o comerciales cuando el solicitante declare contar con autorización para suministrarlos.
• Datos sensibles, incluidos biométricos, únicamente cuando sean necesarios, se informe su carácter facultativo y se obtenga autorización explícita, salvo excepción legal.

Los datos podrán ser tratados, según corresponda, para las siguientes finalidades:

• Recibir, registrar, verificar, estudiar y tramitar solicitudes de productos o servicios financieros o comerciales.
• Validar identidad, autenticidad documental, titularidad de cuentas, información laboral, ingresos, referencias y demás datos suministrados.
• Evaluar capacidad de pago, perfil de riesgo, prevención de fraude, suplantación, lavado de activos y otras conductas ilícitas.
• Consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar y divulgar información financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países ante operadores de información o centrales de riesgo, cuando exista autorización o habilitación legal.
• Celebrar, ejecutar, administrar y terminar relaciones contractuales; efectuar desembolsos, recaudos, conciliaciones, renovaciones, pagos, devoluciones y expedición de paz y salvos.
• Gestionar cartera y realizar comunicaciones preventivas, administrativas, de cobro y prejurídicas por los canales autorizados, respetando las normas de contactabilidad aplicables.
• Atender consultas, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de habeas data y requerimientos de autoridades.
• Enviar comunicaciones transaccionales, operativas, de seguridad, servicio y actualización sobre solicitudes, contratos, pagos y obligaciones.
• Remitir información comercial, publicitaria, promocional o encuestas sobre productos propios o de aliados, cuando exista autorización y respetando el derecho a no recibirla.
• Conservar pruebas de autorizaciones, contratos, comunicaciones, transacciones y cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
• Realizar análisis estadísticos, de calidad, riesgo, comportamiento, segmentación y mejora de procesos, procurando anonimizar o agregar la información cuando sea posible.
• Administrar proveedores, contratistas, candidatos, trabajadores y exempleados, incluidos procesos contables, fiscales, laborales, de seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.
• Ejercer o defender derechos en procesos judiciales, administrativos, arbitrales o de cobranza y cumplir órdenes de autoridades competentes.
• Garantizar la seguridad de la información, continuidad operativa, respaldo, auditoría, trazabilidad y prevención de incidentes.

SERFIÁGIL solicitará autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales. Podrá obtenerla por escrito, verbalmente, mediante conducta inequívoca, formularios, casillas de aceptación, mensajes de datos, grabaciones, códigos de verificación u otros mecanismos consultables posteriormente. La autorización identificará las finalidades y los derechos del titular.

SERFIÁGIL conservará prueba de la autorización y podrá ponerla a disposición del titular cuando este la solicite. El silencio no se entenderá como autorización. Cuando la ley permita tratar información sin autorización, se cumplirán en todo caso los demás principios y deberes aplicables.

El suministro de datos sensibles es facultativo, salvo deber legal o necesidad estrictamente justificada. Antes de recolectarlos, SERFIÁGIL informará que el titular no está obligado a autorizar su tratamiento, señalará cuáles datos son sensibles y explicará su finalidad. Cuando se requieran datos biométricos para autenticación, prevención de fraude o firma electrónica, se obtendrá autorización explícita y se aplicarán medidas de seguridad reforzadas.

Los productos y servicios de SERFIÁGIL están dirigidos a personas mayores de edad. No se recolectarán intencionalmente datos de menores, salvo datos de naturaleza pública o situaciones excepcionales permitidas por la ley, respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y la opinión del menor según su madurez, con autorización de su representante legal cuando corresponda.

El titular podrá:

• Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos y acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda y no exista deber legal o contractual de conservar la información.
• No responder preguntas sobre datos sensibles o datos de menores cuando su tratamiento sea facultativo.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante SERFIÁGIL, cuando ello sea exigible.

El titular, su causahabiente, representante o apoderado podrá presentar solicitudes al correo info@serfiagil.com o al teléfono/WhatsApp +57 317 524 3455. La solicitud deberá indicar, como mínimo: nombre e identificación del solicitante; calidad en la que actúa; datos de contacto; descripción clara de lo solicitado; hechos y documentos de soporte, cuando sean necesarios. SERFIÁGIL podrá adoptar medidas razonables para verificar la identidad y legitimación del solicitante.

Las consultas se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuera posible responder en ese plazo, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para subsanarlo. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y se mantendrá hasta la decisión. El reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recepción. Si no fuera posible, se informarán la causa y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

• Garantizar el ejercicio del habeas data y conservar la autorización cuando sea exigible.
• Informar las finalidades, los derechos y los canales de atención.
• Mantener la información segura, actualizada y bajo condiciones de confidencialidad.
• Rectificar la información incorrecta y comunicar las novedades a los encargados u operadores cuando corresponda.
• Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales e incorporar las leyendas exigidas.
• Exigir a los encargados condiciones adecuadas de seguridad, confidencialidad y uso limitado.
• Informar a la autoridad de protección de datos las violaciones de seguridad cuando exista riesgo para los titulares, en los casos exigidos por la normativa.
• Adoptar lineamientos internos para el uso responsable y la eliminación segura de la información.

SERFIÁGIL podrá compartir o transmitir datos a proveedores de tecnología, alojamiento, mensajería, firma electrónica, validación de identidad, pagos, cobranza, asesoría, archivo, seguridad, auditoría y otros servicios necesarios. Dichos terceros deberán tratar la información conforme a instrucciones, contratos y deberes de confidencialidad y seguridad.

Podrán realizarse transferencias nacionales o internacionales cuando exista autorización, habilitación legal, declaración de nivel adecuado, contrato u otra excepción permitida. Los datos también podrán comunicarse a autoridades, jueces, organismos de control, operadores de información y demás destinatarios legitimados.

Cuando SERFIÁGIL trate información financiera, crediticia, comercial o de servicios, aplicará adicionalmente el régimen especial de habeas data financiero. Las consultas y reportes a operadores de información se realizarán conforme a la autorización y la ley; la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable. Antes de un reporte negativo se atenderán las comunicaciones previas que exija la normativa aplicable.

SERFIÁGIL podrá comunicarse mediante correo electrónico, llamadas, SMS, WhatsApp, redes sociales, formularios y otros canales autorizados. Las comunicaciones comerciales ofrecerán mecanismos razonables para solicitar su suspensión. La revocatoria para publicidad no afectará mensajes necesarios para ejecutar un contrato, gestionar una solicitud, cumplir deberes legales, prevenir fraude o atender obligaciones vigentes.

La gestión de cobranza se realizará por canales autorizados y dentro de los horarios, periodicidad y condiciones establecidos por la normativa colombiana. SERFIÁGIL procurará evitar comunicaciones excesivas y proteger la intimidad del titular frente a terceros no autorizados.

SERFIÁGIL implementará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables según la naturaleza de los datos y los riesgos, incluyendo controles de acceso, gestión de credenciales, copias de respaldo, trazabilidad, deberes de confidencialidad, actualización tecnológica y procedimientos de respuesta a incidentes. Ningún sistema ofrece seguridad absoluta; por ello se evaluarán y mejorarán periódicamente los controles.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y por los plazos legales, contables, fiscales, contractuales, probatorios y de prevención de fraude aplicables. Cumplidos esos plazos, se suprimirán, anonimizarán o archivarán con acceso restringido, salvo obligación o autorización válida para conservarlos. La supresión no procederá mientras exista un deber legal o contractual pendiente.

Los sitios, formularios y herramientas digitales que utilice SERFIÁGIL podrán emplear cookies o tecnologías similares para operación, seguridad, medición y mejora de la experiencia. Cuando resulte exigible, se informará su uso y se ofrecerán opciones de configuración. Las políticas de terceros enlazados se regirán por sus propias condiciones.

Esta Política provisional rige desde el 19 de agosto de 2026. SERFIÁGIL podrá modificarla por cambios legales, operativos o societarios. Los cambios sustanciales serán informados mediante los canales disponibles y, cuando sea necesario, se solicitará una nueva autorización.

El NIT y el domicilio principal de SERFIÁGIL S.A.S. se encuentran pendientes de incorporación mientras culminan los registros de la sociedad. Una vez disponibles, esta Política deberá actualizarse, aprobarse internamente y publicarse como versión definitiva. La vigencia de las bases de datos corresponderá al tiempo razonable y necesario para cumplir sus finalidades y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

Autorizo de manera previa, expresa e informada a SERFIÁGIL S.A.S. para recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, transmitir, transferir y suprimir mis datos personales conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de validar mi identidad e información, estudiar y gestionar mi solicitud, evaluar riesgos, prevenir fraude, administrar la relación contractual, efectuar pagos y recaudos, gestionar cartera, atender solicitudes y enviarme comunicaciones operativas y, cuando lo autorice, comerciales. Declaro haber sido informado de mis derechos a conocer, actualizar, rectificar, solicitar la supresión, revocar la autorización cuando proceda y presentar consultas o reclamos mediante info@serfiagil.com o +57 317 524 3455.

Si suministro datos de referencias personales o comerciales, declaro que cuento con autorización para compartirlos y para que SERFIÁGIL las contacte únicamente con fines de verificación relacionados con mi solicitud o relación contractual.

SERFIÁGIL S.A.S. es responsable del tratamiento de sus datos personales. Los utilizará para gestionar y evaluar solicitudes, validar identidad e información, prevenir fraude, administrar contratos, pagos y cartera, atender peticiones y enviar comunicaciones autorizadas. Usted puede conocer, actualizar, rectificar, solicitar la supresión o revocar la autorización cuando proceda, escribiendo a info@serfiagil.com o comunicándose al +57 317 524 3455. Consulte la Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en el canal digital habilitado por SERFIÁGIL.